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    汽車零部件企業項目管理知識淺析

    2021-06-07 11:49:02 來源:
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    導讀:

    引言

    隨著汽車產業高速發展,汽車零部件企業面臨著日益激烈的市場競爭和主機廠對于性能及成本優化方面的要求,加上市場生命周期的逐漸縮短,汽車零部件企業也面臨著項目管理方面的巨大挑戰。例如增加新品、國產化、成本優化等、除保持常規生產外,越來越多的業務需要面向項目化管理,在每一個項目運行過程中均需要項目管理者能夠充分協調資源,嚴格執行的交付時間限制,項目的有效運行,需要進行詳細的計劃安排、實施與跟蹤、多部門的溝通協作、風險控制等,以保證每個項目能夠在預定的時間、成本和質量要求下達到和滿足客戶最終的要求。



    背景

    很多企業在項目開發過程中經常出現的問題有:項目進度延遲,不能滿足客戶的裝車計劃;項目成本超出預算;跨部門溝通和協作困難;出現問題相互推卸責任,沒有人解決問題;項目過程中經常發生各階段樣件的合格率不達標,需要返工返修;項目過程中經常出現突發事件,沒有項目風險管理及應對措施;整個項目開發團隊成員工作效率不高,工作量不均衡,部分人員還經常加班,導致團隊士氣不高;公司體系審核,發現開發過程不符合體系要求,開發過程文件存檔不規范,造成審核存在較大風險;

    因此汽車零部件企業必須要制定完善的項目管理知識體系,培養得力的項目團隊來完成新產品開發,以滿足客戶的交期和質量要求;


    汽車零部件企業引入項目管理知識體系的必要性

    現階段,企業面臨的挑戰主要表現在員工管理及組織知識資源等方面,需要不斷對新的知識進行累積、創新和運用,屬于企業實現發展的重要前提。所以,對于企業而言,需要立足于現狀加強和完善內部項目管理體系。同時,項目管理可以優化企業傳統的等級制度,建立領導與員工之間進行平等交流的平臺,從而更好地實現知識共享。也讓項目團隊成員在項目開展過程中,利用組織內部體系機制進行橫向溝通和問題升級反饋。


    項目的主要特點是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。對于汽車零部件企業而言,項目開發是不斷創造知識的過程,所以每個項目都能夠為企業積累一定的經驗。企業在具體項目的開展過程中,也需要有相關經驗庫的支持,確保項目可以順利的進行。同時,在新項目實踐中得到的經驗和教訓,也屬于一種重要的項目知識,通過對其進行歸納和總結,可以提高企業解決項目開發問題的能力,同時高效的完成項目。


    項目管理知識體系的構成

    按照美國項目管理協會提出的現代項目管理知識體系的劃分方法,項目管理知識體系主要包括九個方面,分別從不同管理領域,描述了現代項目管理所需要的知識和方法。包括以下內容:


    項目整合管理

    整合管理是在項目管理過程中,對隸屬于項目管理過程組的各種過程和項目管理活動進行識別、定義、組合、和協調的整個過程。在項目管理中,整合、溝通等行動,應該貫穿項目始終。項目整合管理包括進行以下選擇:

    資源的分配;

    平衡競爭性需求;

    研究各種備選方方案;

    為實現項目目標而裁剪過程;

    管理各項目管理知識領域之間的依賴關系。


    項目范圍管理

    范圍管理是在項目管理過程中所開展的計劃和界定一個項目做且只做所需的全部工作,以成功完成項目的各個過程。管理項目范圍主要在于定義和控制哪些工作應該包括在項目內,哪些不應該包括在項目內。


    項目范圍管理過程包括:

    規劃范圍管理——為記錄如何定義、確認和控制項目范圍及產品范圍,而創建范圍管理計劃的過程。

    收集需求——為實現項目目標而確定、記錄并管理相關方的需要和需求的過程。

    定義范圍——制定項目和產品詳細描述的過程。

    創建WBS——將項目可交付成果和項目工作分解為較小的、更易于管理的組件的過程。

    確認范圍——正式驗收已完成的項目可交付成果的過程。

    控制范圍——監督項目和產品的范圍狀態,管理范圍基準變更的過程。


    項目進度管理

    進度管理是在項目管理過程中為確保項目按既定節點準時完成而開展的項目管理工作。這項管理的主要內容包括:


    規劃進度管理——為規劃、編制、管理、執行和控制項目進度而制定政策、程序和文檔的過程。

    定義活動——識別和記錄為完成項目可交付成果而需采取的具體行動的過程。

    排列活動順序——識別和記錄項目活動之間的關系的過程。

    估算活動持續時間——根據資源估算的結果,估算完成單項活動所需工作時段數的過程。

    制定進度計劃——分析活動順序、持續時間、資源需求和進度制約因素,創建項目進度模型,從而落實項目執行和監控的過程。

    控制進度——監督項目狀態,以更新項目進度和管理進度基準變更的過程。


    項目成本管理

    成本管理是在項目管理過程中為確保項目在不超出預算的情況下完成全部工作而展開的項目管理。這項管理的主要內容包括:


    規劃成本管理——確定如何估算、預算、管理、監督和控制項目成本的過程。

    估算成本——對完成項目活動所需貨幣資源進行近似估算的過程。

    制定預算——匯總所有單個活動或工作包的估算成本,建立一個經批準的成本基準的過程。

    控制成本——監督項目狀態,以更新項目成本和管理成本基準變更的過程。


    項目質量管理

    質量管理是把組織的質量政策應用于規劃、管理、控制項目和產品質量要求,把組織的質量政策應用于規劃、管理、控制項目和產品質量要求,以滿足客戶要求的各個過程。此外,項目質量管理以執行組織的名義支持過程的持續改進活動。

        

    項目質量管理過程包括:

    規劃質量管理——識別項目及其可交付成果的質量要求和/或標準,并書面描述項目將如何證明符合質量要求和/或標準的過程。管理質量——管理質量是把組織的質量政策用于項目,并將質量管理計劃轉化為可執行的質量活動的過程。


    控制質量——為了評估績效,確保項目輸出完整、正確,并滿足客戶期望,而監督和記錄質量管理活動執行結果的過程。

    項目資源管理

    資源管理是在項目開發過程中識別、獲取和管理所需資源以成功完成項目的各個過程,這些過程有助于確保項目經理和項目團隊在正確的時間合適使用正確的資源。


    項目資源管理過程包括:

    規劃資源管理——定義如何估算、獲取、管理和利用實物以及團隊項目資源的過程。

    估算活動資源——估算執行項目所需的團隊資源,以及材料、設備和用品的類型和數量的過程。

    獲取資源——獲取項目所需的團隊成員、設施、設備、材料、用品和其他資源的過程。

    建設團隊——提高工作能力,促進團隊成員互動,改善團隊整體氛圍,以提高項目績效的過程。

    管理團隊——跟蹤團隊成員工作表現,提供反饋,解決問題并管理團隊變更,以優化項目績效的過程。

    控制資源——確保按計劃為項目分配實物資源,以及根據資源使用計劃監督資源實際使用情況,并采取必要糾正措施的過程。


    項目溝通管理

    溝通管理是在項目開展過程中,通過開發產品,以及執行用于有效交換信息的各種活動,來確保項目及其相關方的信息需求得以滿足的各個過程。項目溝通管理由兩個部分組成:第一部分是制定策略,確保溝通對相關方行之有效;第二部分是執行必要活動,以落實溝通策略。


    項目溝通管理的過程包括:

    規劃溝通管理——基于每個相關方或相關方群體的信息需求、可用的組織資產,以及具體項目的需求,為項目溝通活動制定恰當的方法和計劃的過程。管理溝通——確保項目信息及時且

    恰當地收集、生成、發布、存儲、檢索、管理、監督和最終處置的過程。

    監督溝通——確保滿足項目及其相關方的信息需求的過程。


    項目風險管理

    風險管理是在項目開展過程中對風險進行規劃、識別、分析、規避、應對和監控的各個過程。項目風險管理的目標在于提高正面風險的概率和影響,降低負面風險的概率和影響,從而提高項目成功的可能性。


    風險管理過程包括:

    規劃風險管理——定義如何實施項目風險管理活動的過程。識別風險——識別單個項目風險,以及整體項目風險的來源,并記錄風險特征的過程。

    實施定性風險分析——通過評估單個項目風險發生的概率和影響以及其他特征,對風險進行優先級排序,從而為后續分析或行動提供基礎的過程。

    實施定量風險分析——就已識別的單個項目風險和其他不確定性的來源對整體項目目標的綜合影響進行定量分析的過程。

    規劃風險應對——為處理整體項目風險,以及應對單個項目風險,而制定可選方案、選擇應對策略并商定應對行動的過程。

    實施風險應對——執行商定的風險應對計劃的過程。

    監督風險——在整個項目期間,監督商定的風險應對計劃的實施、跟蹤已識別風險、識別和分析新風險,以及評估風險管理有效性的過程。


    項目采購管理

    采購管理是在項目管理過程中為確保能夠從組織外部尋找和獲取項目所需的產品、服務或成果的各個過程。以確保項目的成功。

    項目采購管理過程包括:規劃采購管理——記錄項目采購決

    策、明確采購方法,及識別潛在相關方的過程。

    實施采購——獲取相關方應答、選擇供應商并簽訂合同的過程。

    控制采購——管理采購關系、監督合同績效、實施必要的變更和糾偏,以及關閉合同的過程。


    項目相關方管理

    相關方管理是在項目開展過程中識別能夠影響項目或會受項目影響的人員、團體或組織,分析相關方對項目的期望和影響,制定合適的管理策略來有效調動相關方參與項目決策和執行。用這些過程分析相關方期望,評估他們對項目或受項目影響的程度,以及制定策略來有效引導相關方支持項目決策、規劃和執行。這些過程能夠支持項目團隊的工作。


    項目相關方管理過程包括:

    識別相關方——識別相關方是定期識別項目相關方,分析和記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對項目成功的潛在影響的過程。

    規劃相關方參與——規劃相關方參與是根據相關方的需求、期望、利益和對項目的潛在影響,制定項目相關方參與項目的方法的過程。

    管理相關方參與——管理相關方參與是與相關方進行溝通和協作,以滿足其需求與期望,處理問題,并促進相關方合理參與的過程。

    監督相關方參與——監督項目相關方關系,并通過修訂參與策略和計劃來引導相關方合理參與項目的過程。


    汽車零部件企業建立項目管理知識的途徑

    企業的項目管理是一個綜合概念,涉及到組織內部各職能部門之間的分工合作。從項目規劃到項目結束,需要一個周期,在此期間,需要運用正確的方式對各領域工作進行協調和跟蹤,保證項目可以有序的推進。同時,每結束一個階段,應該對當前階段整體情況進行總結,這樣可以更好地對項目管理知識構建給予幫助。


    項目的啟動

    項目的啟動屬于項目實施的第一個環節,啟動涉及項目范圍的知識領域,其輸出結果有項目章程、任命項目經理、成立項目小組,確定邊界條件等。對項目初期數據信息進行匯總、分類,明確團隊成員分工,建立團隊溝通平臺,召開啟動會議。


    項目的計劃

    計劃是項目實施過程中非常重要的一個過程。通過對項目的邊界、任務、資源進行明確,而制定一個科學的計劃,能使項目團隊的工作有序開展。也因為有了計劃,我們在實施過程中,才能有一個參照,并通過對計劃的不斷修訂與完善,使后面的計劃更符合實際,更能準確的指導項目工作。其實,也沒有說實際進展必須得按計劃來進行。計劃是管理的一種手段,只是通過這種方式,使項目的資源能更為合理的分配,因此,計劃在實際執行中是可以不斷修改的。在項目的不同知識領域有不同的計劃,應根據實際項目情況,編制不同的計劃,其中項目計劃、工作分解、活動清單、進度、資源、成本、質量、風險、溝通及采購計劃等,是項目計劃過程常見的輸出文件,應重點關注和監控。


    項目的實施

    一般是指項目主要工作的執行過程,但實施包括項目的前期工作,因此不光要在具體實施過程中注意范圍變更、記錄項目信息,鼓勵項目組成員努力完成項目,還要在開始與收尾過程中,強調實施的重點內容。在項目實施中,重要的內容就是項目信息的溝通,即及時提交項目進展信息,以項目報告的方式定期通過項目會議進行匯報,對項目過程的質量保證提供了手段。


    項目的監控

    項目管理的過程監控,是保證項目計劃日程推進的重要過程,需要及時發現偏差并制定追趕計劃和對策,使項目進展朝向目標方向。


    監控可以使實際進展符合計劃,也可以修改計劃使之更切合目前的現狀。修改計劃的前提是項目符合期望的目標。監控的重點需要從范圍變更、質量標準、狀態報告及風險應對方面去檢討。對項目開展的各個環節進行跟蹤與監督,讓項目在穩定、安全的環境中得到落實。


    項目的收尾

    一個項目要有一個正式而有效的收尾過程,在開發過的很多項目中,有重視項目的開始與過程,卻忽略了收尾,所以項目管理水平一直未能得到提高。項目收尾包括對最終產品進行驗收,形成項目檔案及內部經驗庫,以便后續項目能夠借鑒并穩定、高效的開展。同時,對這些信息進行整理,形成組織內部項目管理知識體系。項目收尾一般是以會議形式進行總結,即宣布項目組解散。


    企業實施項目管理知識的重點環節

    首先,對所有項目成員進行認知培訓。這是企業導入項目知識管理體系的前提,主要目的,讓企業全體員工能夠共同參與到項目知識管理活動中。在某些企業中出現,員工在工作中不愿意將自己掌握的知識經驗進行分享。因此,企業需要對員工開展培訓和引導,讓他們能夠意識到知識共享對于個人發展也是有幫助的,然后運用組織制度和企業文化,構建知識共享文化,以此來培養員工對知識進行共享的良好習慣。其次,對培訓知識進行內部實際工作的運用,要求團隊成員同時通過短期效益對項目管理知識進行評估,根據實際運行中存在的問題來進行修正和完善,以此來確保項目管理知識體系能夠在企業中順利的運用。


    結語

    綜上所述,汽車零部件企業項目管理知識存在著較強的概括性。項目管理可以促進企業管理效率的提升,因此,企業應采取合理的方式,組織內部構建一套完整的項目管理知識體系。


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